La Comisión de Mujeres de CACYCU organizó una charla virtual orientada a mejorar la comunicación institucional, afrontar conversaciones difíciles y construir vínculos más sólidos con propietarios y residentes
La comunicación forma parte de todas las tareas que realiza un administrador. Está presente en un correo electrónico, en un comunicado, en una llamada telefónica, en un audio de WhatsApp, en una reunión, en la liquidación de expensas y también en la manera de responder ante un reclamo.
Con ese enfoque, la Comisión de Mujeres de CACYCU llevó adelante el viernes 17 de julio la charla virtual “Comunicar para generar confianza”, una actividad sin costo destinada a administradores de consorcios y desarrollada a través de Google Meet.
El encuentro contó con la participación de Sabri Menchaca, mentora en comunicación efectiva y liderazgo, quien abordó herramientas prácticas para mejorar la forma en que los administradores transmiten información, explican decisiones, enfrentan situaciones de conflicto y construyen su presencia profesional.
La propuesta partió de una idea sencilla, pero central para la actividad: comunicar no consiste solamente en enviar información. El verdadero objetivo es que el mensaje sea comprendido, reduzca la incertidumbre y permita que la otra persona sepa qué está ocurriendo, por qué sucede y qué debe hacer.
Durante la charla se trabajó sobre cinco elementos que contribuyen a construir confianza: claridad, cercanía, coherencia, empatía y transparencia. Estos principios atraviesan tanto la comunicación escrita como las conversaciones personales, las reuniones y los canales digitales.
Comunicar no es solamente informar
Uno de los principales temas del encuentro fue la comunicación escrita. En la administración de consorcios, una parte importante de la relación con propietarios y residentes se sostiene mediante correos, avisos, circulares, mensajes y notificaciones.
Sin embargo, que un mensaje haya sido enviado no significa necesariamente que haya sido comprendido.
Es una situación frecuente: la administración redacta un comunicado que considera suficientemente claro y, pocos minutos después de enviarlo, comienza a recibir llamadas y consultas sobre aquello que supuestamente ya había explicado. En muchos casos, el problema no está en la falta de información, sino en la manera en que fue organizada y presentada.
La charla propuso revisar los mensajes antes de enviarlos y formular algunas preguntas básicas: ¿se entiende lo que queremos comunicar?, ¿explicamos el motivo de la medida?, ¿qué sensación puede generar el texto?, ¿queda claro qué debe hacer el destinatario después de leerlo?
Estas preguntas permiten pasar de una comunicación meramente administrativa a una comunicación orientada a la gestión.
No es lo mismo indicar que se realizarán “tareas inherentes al sistema de bombeo” que explicar que el jueves se hará el mantenimiento de la bomba de agua y que, entre determinado horario, podría disminuir la presión. Ambos mensajes pueden referirse al mismo trabajo, pero solo uno ayuda a comprender cómo impactará concretamente en la vida de los residentes.
Tampoco produce el mismo efecto una intimación breve y sin contexto que una solicitud que explique que los objetos deben retirarse de un pallier para mantener libres los espacios comunes y garantizar la seguridad. La obligación puede ser la misma, pero la segunda formulación aporta un motivo, una fecha y una acción concreta.
El lenguaje claro no implica quitarle firmeza al administrador ni evitar las comunicaciones formales cuando son necesarias. Implica adaptar el mensaje al objetivo buscado y al contexto en el que será recibido.
En algunas situaciones será necesario intimar, dejar constancia o citar una disposición reglamentaria. En otras, un mensaje directo, explicativo y cercano permitirá obtener una respuesta más rápida y evitar un conflicto innecesario.
La clave está en no utilizar automáticamente el mismo tono para todas las comunicaciones. Un aviso de mantenimiento, una solicitud de documentación, un recordatorio de pago, una notificación por incumplimiento y una situación de emergencia requieren tratamientos diferentes.
El encuentro también destacó que el tono de voz y la elección de las palabras pueden modificar por completo la percepción del mensaje. Una explicación correcta puede generar rechazo si se transmite con impaciencia, ironía o distancia. Del mismo modo, una noticia negativa puede ser mejor recibida cuando se comunica con orden, respeto y seguridad.
Para el administrador, este aspecto es especialmente importante. Muchas veces debe comunicar decisiones que no tomó de manera personal: resoluciones de asamblea, disposiciones del consejo, aumentos de proveedores, reparaciones urgentes o medidas derivadas del reglamento. La forma de transmitirlas puede ayudar a separar la decisión institucional de la figura personal del profesional.
Una comunicación clara no garantiza que todas las personas estén de acuerdo, pero sí disminuye las posibilidades de que el desacuerdo se origine en una interpretación equivocada.
Conversaciones difíciles, presencia profesional y redes sociales
Otro de los ejes centrales de la actividad fue la gestión de las conversaciones difíciles.
Los administradores reciben diariamente reclamos, consultas, cuestionamientos y planteos realizados en momentos de enojo o preocupación. Una filtración, una falla en el ascensor, un corte de agua o una diferencia en las expensas pueden generar respuestas emocionales que no siempre están dirigidas de manera adecuada.
Frente a esas situaciones, la charla propuso un proceso basado en cinco acciones: escuchar antes de responder, validar la emoción sin necesariamente aceptar la interpretación, explicar con claridad, repreguntar para confirmar que el mensaje fue comprendido y agradecer el intercambio.
Validar una emoción no significa reconocer que el reclamo es correcto ni asumir una responsabilidad que no corresponde. Significa reconocer que la persona puede estar preocupada, molesta o frustrada por una situación.
Una respuesta como “comprendo que esta demora le genere preocupación; permítame explicarle qué ocurrió y cómo se está trabajando” puede abrir una conversación. En cambio, responder de manera defensiva o interrumpir antes de conocer el planteo suele aumentar la tensión.
También se trabajó sobre la necesidad de no responder desde el impulso. Respirar, hacer una pausa y elegir las palabras permite reducir el margen de error, especialmente en conversaciones telefónicas, reuniones o intercambios de WhatsApp.
En la administración de consorcios, una respuesta rápida no siempre es una buena respuesta. Cuando no se cuenta con toda la información, puede ser más profesional indicar que el tema será revisado y establecer un plazo concreto para responder.
Otra herramienta abordada fue la necesidad de separar a la persona del problema. En muchas oportunidades, el residente no está enojado directamente con el administrador, sino con una pérdida de agua, una demora, un proveedor o una situación que afecta su unidad.
Comprender esa diferencia ayuda a mantener una posición objetiva y evita que cada reclamo sea interpretado como un cuestionamiento personal.
La comunicación no verbal también ocupó un lugar importante. La postura, la mirada, los movimientos, la expresión facial y la seguridad corporal influyen en la percepción que los demás construyen durante una reunión o conversación presencial.
Una postura abierta, una mirada atenta y una actitud disponible favorecen el diálogo. Por el contrario, cruzar los brazos, evitar permanentemente la mirada o responder mientras se realizan otras tareas puede transmitir distancia, inseguridad o falta de interés, aun cuando las palabras utilizadas sean correctas.
La credibilidad profesional se construye a partir de la coherencia entre lo que se dice, la forma en que se expresa y la conducta sostenida en el tiempo.
Durante la charla, este proceso fue presentado como una combinación entre la trayectoria y credibilidad de la persona, la emoción que genera en los demás y el conocimiento que puede aportar. No alcanza con saber; también es necesario poder explicar, transmitir seguridad y construir cercanía sin perder el rol profesional.
El último bloque estuvo dedicado a las redes sociales y a su función dentro de la actividad del administrador.
Las redes no fueron planteadas únicamente como un espacio comercial, sino como una herramienta para generar confianza. A través de ellas, una administración puede responder dudas frecuentes, mostrar procesos de trabajo, explicar soluciones, educar sobre temas consorciales y humanizar una actividad que muchas veces solo se hace visible cuando aparece un problema.
Mostrar el trabajo no significa exponer información privada ni transformar cada situación del consorcio en contenido. Significa comunicar de manera profesional qué hace una administración, cómo organiza sus procesos, qué criterios aplica y qué conocimiento puede aportar.
Para muchos propietarios, la tarea del administrador se reduce a las expensas o a los problemas que llegan a su unidad. Las redes pueden ayudar a mostrar que detrás de la gestión existen controles, reuniones, seguimiento de proveedores, análisis de presupuestos, cumplimiento normativo, resolución de reclamos y una estructura de trabajo permanente.
La presencia digital también permite responder preguntas antes de que se conviertan en conflictos. Contenidos sobre asambleas, morosidad, mantenimiento, seguros, seguridad, convivencia o documentación pueden mejorar la comprensión y fortalecer el vínculo con quienes ya confían en la administración.
La actividad organizada por la Comisión de Mujeres de CACYCU dejó una conclusión especialmente relevante para la profesión: cada interacción construye o debilita confianza.
Un comunicado puede informar y, al mismo tiempo, transmitir orden. Una conversación difícil puede convertirse en una oportunidad para explicar. Una reunión puede reforzar la autoridad profesional sin perder cercanía. Una publicación en redes puede mostrar conocimiento y acercar la actividad a la comunidad.
Comunicar bien no significa evitar los conflictos ni garantizar que todas las decisiones sean aceptadas. Significa brindar información comprensible, sostener un criterio coherente y tratar a cada interlocutor con respeto.
Para el administrador, la comunicación no es una tarea secundaria ni una habilidad complementaria. Es una herramienta central de gestión que influye directamente en la convivencia, en la percepción del trabajo realizado y en la confianza que sostiene la relación con el consorcio.
Antes de enviar el próximo mensaje, la pregunta no debería ser únicamente si contiene toda la información necesaria. También conviene preguntarse si ese mensaje ayuda a comprender, reduce la incertidumbre y fortalece la confianza.
