La digitalización permitió ordenar buena parte de la gestión de los consorcios, pero todavía la operatoria financiera suele estar repartida entre bancos, comprobantes y sistemas diferentes.
Por Albano Laiuppa, Director de ConsorcioAbierto
¿Qué pasa con la plata de las expensas después de que hacemos el pago? Para un propietario, el recorrido todavía tiene varios pasos: paga, envía el comprobante y espera a que ese movimiento quede reflejado. Del lado de la administración, ese mismo pago pone en marcha un circuito que requiere seguimiento y control hasta que el dinero queda correctamente asociado a la cuenta del consorcio. Es una parte poco visible de la gestión, pero ocupa un lugar importante en el trabajo cotidiano.
Cuando la información financiera está distribuida entre distintas cuentas, comprobantes, homebankings y sistemas de gestión, construir “la foto actual” de cada consorcio lleva trabajo. El problema se vuelve más evidente a medida que aumenta la cantidad de consorcios y de movimientos, porque una parte creciente del día empieza a destinarse a ordenar información que ya existe, pero que no siempre está conectada.
En un relevamiento que realizamos junto con una consultora especializada sobre administraciones que gestionan entre 20 y 25 consorcios, estimamos que las tareas vinculadas con la operatoria financiera pueden representar alrededor de 360 horas mensuales. Es un volumen considerable de tiempo destinado a procesos administrativos que, en muchos casos, dependen todavía de controles manuales y de información distribuida entre distintas herramientas.
Durante los últimos años, la tecnología ayudó a centralizar buena parte de la gestión administrativa. La gestión financiera, en cambio, sigue funcionando muchas veces como un circuito paralelo. Cuando ambos mundos se integran, el administrador puede seguir el movimiento del dinero dentro del mismo entorno en el que gestiona el consorcio y trabajar con información más actualizada.
En la práctica, eso simplifica una parte importante de la operatoria diaria. Los pagos pueden identificarse con mayor rapidez, las cobranzas quedan vinculadas a la gestión y la conciliación deja de requerir intervención manual. El resultado es una lectura más clara de la situación financiera de cada consorcio y menos tiempo dedicado a reconstruir qué pasó con cada movimiento.
Con esa necesidad en mente desarrollamos Central Finanzas, una cuenta digital sin costo para cada consorcio integrada a la gestión. Según el relevamiento mencionado, puede reducir hasta un 70% el tiempo destinado a tareas financieras. Más allá del porcentaje, el punto es cuánto espacio puede liberarse dentro de la administración cuando una parte de ese trabajo deja de depender de procesos manuales. Hay administraciones que quieren crecer, otras que buscan ordenar mejor su operación y otras que simplemente necesitan bajar la carga diaria sobre el equipo. Tener menos fricción en la gestión financiera permite recuperar margen para enfocarse en aquello que cada administración considera prioritario.
La gestión de consorcios viene sumando complejidad, exigencia y responsabilidad. En ese contexto, contar con información financiera ordenada y disponible ayuda a trabajar con más claridad y menos desgaste. La tecnología puede acompañar ese proceso, dejando más tiempo y más margen para que cada administración decida cómo quiere gestionar.
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